…czyli wideokonferencja w czasie pracy zdalnej
Nadejście pandemii koronawirusa sprawiło, że wiele osób zostało zmuszonych do przejścia w tryb pracy zdalnej. Nie oznacza to jednak końca spotkań z współpracownikami, szefem czy klientami.
Spotkania przeniosły się w strefę online. Dla wielu osób może to stanowić wyzwanie. Jak sobie poradzić w tym nowym świecie? Czy spotkania online mogą być równie efektywne i profesjonalne, co te twarzą w twarz?
Warto poznać najważniejsze zasady savoir-vivre spotkań online:
Jak Cię widzą…
Luźniejsza domowa atmosfera nie zwalnia Cię z odpowiedniego wyglądu. Niekoniecznie musisz nakładać krawat czy marynarkę, ale postaraj się wyglądać odpowiednio do rangi spotkania. Jeżeli Twoi współpracownicy przyzwyczajeni są do widoku Ciebie w koszuli i dżinsach, nie zmieniaj tego. Na pewno wolą Cię w takim wydaniu, niż w dresach i koszulce.
W kadrze
Większość z nas nie jest przyzwyczajona do bycia widocznym na czyimś ekranie. Łatwiej nam jest odnaleźć się w zaaranżowanej na spotkania przestrzeni biurowej. Inaczej jest, gdy prowadzimy wideokonferencję np. z domu. Przed rozpoczęciem wideo rozmowy sprawdź, co widzi oko Twojej kamery. Zadbaj o kadr i sprawdź, co jest za Tobą. Na pewno nie wszystko powinni oglądać uczestnicy wideokonferencji. Pamiętaj też o odpowiedniej perspektywie. Ustaw kamerę tak, aby Twoi odbiorcy widzieli Cię od czubka głowy po środek klatki piersiowej.
Faza testów
Do wideokonferencji zostało 5 minut, laptop Ci pada, a Ty nie możesz znaleźć kabla? Oszczędź sobie nerwów i przygotuj się do spotkania wcześniej. Upewnij się, że Internet działa z odpowiednią prędkością. Masz problem z zasięgiem routera WiFi? Spróbuj połączenia poprzez kabel. Przetestuj działanie mikrofonu i kamery. Sprawdź czy lepiej będzie Ci się rozmawiać używając np. słuchawek z mikrofonem. Upewnij się, że masz naładowaną baterię lub podłącz sprzęt do prądu. Zaloguj się wcześniej, jeżeli pojawią się jakieś problemy, będziesz mieć czas, aby je rozwiązać.
Wyciszenie
Uczestniczysz w wideokonferencji z kilkoma osobami? Jeżeli nie mówisz w danej chwili, warto wyciszyć mikrofon. Odgłosy z otaczającej Cię przestrzeni mogą utrudnić innym skupienie i odbiór osoby, która w danej chwili mówi. Pamiętaj też o wyciszeniu telefonu i powiadomień na Twoim komputerze. W czasie rozmowy staraj się robić przerwy, tak aby inni mieli okazję coś dodać nie przerywając Ci. Nikt nie zrozumie 5 nakładających się na siebie głosów w czasie wideokonferencji.
Czas
Szanuj czas swój i innych. Nie spotkaliście się przecież towarzysko. Nie każ na siebie czekać i dołącz do spotkania punktualnie. Warto wcześniej przygotować plan spotkania i się go trzymać. Jesteś organizatorem wideokonferencji? Zastanów się czy na pewno cały Twój zespół musi w nim uczestniczyć.