Praca zdalna – najlepsze rozwiązanie w czasie zagrożenia epidemicznego
Zagrożenie ze strony koronawirusa, zalecenia Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) i ograniczenia wprowadzane przez władze krajowe powodują, że coraz więcej osób skłania się do wykonywania obowiązków zawodowych w trybie pracy zdalnej. Dla znacznej części pracowników i pracodawców jest to nowa sytuacja, w której muszą się odnaleźć. Z pomocą przychodzą narzędzia ułatwiające indywidualną i zespołową pracę zdalną. Poniżej przedstawiamy kilka z nich:
Po pierwsze komunikacja!
Microsoft Teams
Podstawą pracy zdalnej jest komunikacja z członkami zespołu i klientami. Microsoft Teams daje nam możliwość rozmowy w czacie grupowym lub w wiadomościach do jednego odbiorcy. Pozwala na przechodzenie z czatu grupowego do wideokonferencji. Aplikacja Teams daje również możliwość udostępniania plików oraz dostępu do przestrzeni dyskowej. Bezpłatna wersja usługi Teams zawiera m.in. czat i połączenia wideo, zespołowy i osobisty magazyn plików oraz daje możliwość współpracy w czasie rzeczywistym dzięki pakietowi Office. Usługa dostępna jest przez przeglądarkę oraz aplikacje dla systemów Windows, Android oraz iOS.
Slack
Slack to rozbudowany komunikator pozwalający na komunikację między pojedynczymi osobami i całymi zespołami. Daje możliwość przesyłania plików i multimediów oraz udostępniania treści wszystkim lub konkretnym użytkownikom. Ze Slacka możemy korzystać bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Dostępny jest również jako aplikacja komputerowa i na urządzeniu przenośnym z Androidem, iOS bądź Windows Phone.
Gmail
Tak, to nie tylko poczta. W wersji bezpłatnej otrzymujemy o wiele więcej niż tylko poczta czy kalendarz. Możemy sięgnąć po aplikację do spotkań online Hangouts Meet oraz po Hangouts Chat, który umożliwia bezpieczne przesyłanie wiadomości tekstowych. Gmail dostępny jest zarówno w oparciu o przeglądarkę jak i w formie aplikacji mobilnej.
Udostępnianie i przechowywanie plików
Zwiększa się liczba firm, które korzystają nie tylko z komunikacji online, ale w wirtualny świat powoli przenoszą wszystko to, co do tej pory gromadzone było w przepastnych archiwach. Cyfrowe archiwum to nie tylko oszczędność pieniędzy i miejsca, ale też dostęp do niezbędnych informacji z każdego miejsca i kontrola nad dostępem do dokumentów. Wirtualne dyski to przede wszystkim niesamowita wygoda. W każdej chwili jesteśmy w stanie sięgnąć po dowolny plik, który znajduje się na dysku ogólnodostępnym dla całej firmy.
Dysk Google
Chyba najpopularniejsze narzędzie, bo ma do niego dostęp każdy użytkownik Gmaila. Klientom indywidualnym Google daje możliwość przechowywania i udostępniania plików bezpłatnie do 15 GB. Pliki z Dysku możesz wyświetlić na dowolnym smartfonie, tablecie czy komputerze. Użytkownik posiada również możliwość udostępniania innym użytkownikom wyświetlania, pobierania i wspólnej pracy nad wybranymi plikami. Wersja dla firm – Dysk Google Enterprise – pozwala firmom płacić tylko za miejsce na dane wykorzystywane przez pracowników. Usługa ta obejmuje Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google oraz współpracuje z pakietem Microsoft Office.
Dropbox
Równie popularne narzędzie, chociaż z mniejszą w darmowym wariancie oferowaną pamięcią – 2 GB. Największą zaletą Dropboxa jest jego integracja z Dokumentami Google, WhatsAppem, Facebookiem czy Officem. Ponadto, jedną z ważniejszych funkcji Dropboxa jest możliwość synchronizacji plików.
Praca z dokumentami
Dokumenty Google
W pracy zdalnej ważna jest możliwość udostępniania, edytowania i pracy nad jednym plikiem przez wiele osób. Dokumenty Google oferują nam edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz narzędzie do tworzenia prezentacji i formularzy. Dokumenty Google dostępne są poprzez przeglądarkę oraz jako aplikacja mobilna. G Suite to wersja Dokumentów Google stworzona specjalnie dla firm. Pakiet aplikacji biurowych, który wspiera firmę w codziennym kontakcie, tworzeniu dokumentów, dostępu do plików i kontroli nad danymi.
Microsoft Office Online
Niektórym osobom, które na co dzień pracują z pakietem Office trudniej jest przestawić się na opcje, które oferują Dokumenty Google. Z pomocą przychodzi wersja pakietu Office udostępniona w przeglądarce oraz w postaci aplikacji mobilnej. Microsoft Office Online rozszerza możliwości klasycznego pakietu Office o nowe możliwości pracy w grupie m.in. możliwość pracy nad dokumentami przez wielu użytkowników.
Najważniejszy zasób firmy
Obecna sytuacja, powinna nam uświadomić, że to ludzie są najważniejszym zasobem naszej firmy. Wyposażeni w odpowiednie narzędzia zdalnej pracy i wytyczne, którymi powinni się kierować większość z nas może pracować z dowolnego miejsca. Zmieniając odrobinę dotychczasowy model pracy oraz zarządzania ludźmi i czasem, możemy tylko zyskać.